社内運動会の進行をスムーズにするには実用的なプログラム作成が効果的ですが、いざプログラムを作ろうと思っても、どのように作ればよいかわからないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、社内運動会のプログラム作成における主な記載項目とおすすめの作成方法を解説します。

社内運動会におけるプログラムとは？

社内運動会におけるプログラムとは、運営メンバーはもちろんのこと、参加者も当日の社内運動会をどう動けばよいのかわかるように、競技の内容や順番が記されているしおりです。

社内運動会のプログラムがあることで、参加者はスムーズにイベントを進行でき、トラブルが発生した場合でも混乱におちいることが少なくなります。

ただし、実用的な社内運動会のプログラムを作成するには、いくつか記載すべきポイントをおさえる必要があります。

社内運動会のプログラムに記載する主な項目

実用的な社内運動会のプログラム作成にあたって、記載すべき基本的な項目は以下のようなものがあります。

●競技内容

●当日のスケジュール

●当日のチーム編成

●チーム別の選手の名前

●会場の見取り図

●会場までのアクセス

●駐車場の有無

●当日の注意事項

競技内容

競技内容では、社内運動会でどのような競技を行うかを記載します。

誰もが知っている運動会の定番競技であれば競技種目を記載するだけで構いませんが、ユニークな競技を行う際は、競技の写真や簡単な説明を盛り込むと参加者がイメージしやすくなります。

当日のスケジュール

当日のスケジュールでは、社内運動会の概要や競技、休憩時間、終了予定時刻などを記載します。

競技の時間配分を詰めすぎると本番で不測の事態が発生した場合、その後のプログラム進行に大きな影響を及ぼす可能性があるので、できるだけ余裕を持った時間配分にしましょう。

当日のチーム編成

社内運動会でチーム競技を行う場合は、チーム編成をしっかり記載するようにしましょう。

チームメンバーの役割が必要な競技であれば、それぞれの役割が記載された体勢図を作るとイベント進行がスムーズになります。

チーム別の選手の名前

普段接する機会が少ない部署や上司とチーム競技を一緒に行う場合は、チーム別の選手の名前を記載しましょう。

名前を記載することでチームメンバーが声を掛けやすくなり、その後の業務改善にも役立ちます。

会場の見取り図

会場の見取り図では、会場のどこで何をするのかを記載します。

「会場入口」、「受付」、「会場内」、「休憩場所」、「会場出口」などの詳細を明記し、混雑した場合はどのように参加者を誘導するのかを考えて作るようにしましょう。

また、必要に応じて会場のスタッフ配置を記載しておくと、スタッフの情報共有がスムーズになります。

会場までのアクセス

会場までのアクセスでは、イベント会場までの道のりをひと目でわかるものを作成する必要があります。

アクセスマップの作成では、下記6つを意識するようにしましょう。

●起点とルート

●地図の縮尺

●目印の場所

●目印から会場までの距離

●交通手段

●目的地周辺の詳細

目印は最もわかりやすいポイントを最小限に納め、会場周辺の情報は詳細に記載するようにしましょう。

駐車場の有無

会場までのアクセスに合わせて、駐車場の有無も記載しておきましょう。

ただし、会場にあるすべての駐車場を利用できると思っていても、実際は同日に他の目的で会場を利用する方もいるので、近隣のコインパーキングや提携駐車場の情報もあわせて記載するとよいでしょう。

当日の注意事項

当日の注意事項では、イベント会場の利用に関するルールを記載します。

イベント内容や会場の規模によって注意事項は異なりますが、主に以下のようなことを記載しましょう。

●会場入り

●会場内飲食の可否

●更衣室や休憩場の利用

●感染対策

その他に、社内運動会の参加に当たって必要な持ち物や持ち込み禁止のものを記載すると、イベント進行がスムーズになります。

社内運動会のプログラムの作成方法

社内運動会のプログラム作成には、自社で行うかプロに依頼するかの2つの選択肢があります。

ここでは、自社で作成するおすすめの方法とプロに依頼するメリットをお伝えします。

自社で行う場合は無料のテンプレートがおすすめ！

社内運動会のプログラム作成には、レイアウトや文字配置、デザイン設定などのさまざまな工程が必要となります。

そのため、自社でプログラム作成する場合は、Word、Excel、PowerPointなどの無料のテンプレートを活用すると非常に効率的です。

無料テンプレートには、開催日や種目、イラストなどがすでにデザインされているので、必要に応じて編集すれば実用的で見映えの良いプログラムが作れます。

クオリティを求めるならプロに依頼しよう！

社内運動会のプログラム作成に時間が取れない、クオリティの高いプログラムを作成したい企業は、プロに依頼することも検討してみてください。

特に、初めてプログラム作成する企業は、会場の見取り図や会場までのアクセスを作成するのにかなりの時間がかかってしまったり、時間がかかった割にクオリティの低いプログラムになってしまう可能性もあります。

そのようなリスクを回避したい方は、プログラム作りのノウハウが豊富なイベント会社に依頼するのがベストです。

クオリティの高いプログラムを一度作成すれば、次回もそのプログラムを参考に作成できるので、長期的に見れば費用対効果は高くなります。

まとめ

社内運動会のプログラム作成における主な記載項目とおすすめの作成方法を解説しました。

プログラムの作成機会はあまりないと思いますが、本記事で解説したポイントをおさえたうえでひと工夫すれば、参加者が利用しやすい実用的なプログラムを作ることができます。

社内運動会のプログラムを作成する際は、ぜひ参考にしてみてください。